Code de la sécurité sociale

Art. L. 243-16 - Code de la sécurité sociale

  • Les documents ou pièces justificatives nécessaires à l'établissement de l'assiette ou au contrôle des cotisations et contributions sociales doivent être conservés pendant une durée au moins égale à six ans à compter de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis ou reçus.

  • Lorsque les documents ou pièces sont établis ou reçus sur support papier, ils peuvent être conservés sur support informatique. Les modalités de numérisation des pièces et documents établis ou reçus sur support papier sont fixées par arrêté du ministre chargé de la sécurité sociale. — V. Arr. du 23 mai 2019 fixant les modalités de numérisation des pièces et documents établis ou reçus sur support papier en application de l'art. L. 243-16 CSS .

Durée

conservation 6 ans

Numérisation

Il faut suivre les exigences de l'arrêté du 23 mai 2019 qui 'renvoie à l' article A. 102 B-2 du livre des procédures fiscales.
 
Vous devez mettre en place votre processus de numérisation conformément à l'alinéa I de l'Article A. 102 B-2 ou faire appel à un de nos partenaires "prestataire de numérisation fidèle".

Conservation

Sur support informatique

Plus besoin de conserver l'original papier si les conditions requises sont appliquées .

Le service CfaaS vous apporte le respect du texte réglementaire (Article A.102 B-2 alinéa  II et III). 

Arrêté du 23 mai 2019 fixant les modalités de numérisation des pièces et documents établis ou reçus sur support papier en application de l'article L. 243-16 du code de la sécurité sociale

Article 1

Le transfert des pièces justificatives et documents établis originairement sur support papier vers un support informatique et l'archivage numérique sont réalisés dans les conditions et garanties prévues à l'article A. 102 B-2 du livre des procédures fiscales.

Lorsque la présentation d'une pièce justificative ou d'un document numérisé ne répond pas aux conditions fixées par l'article A. 102 B-2 du livre des procédures fiscales, le cotisant doit présenter l'original sous format papier. A défaut, cette situation est assimilée à une absence de documents ou pièces justificatives nécessaires à l'établissement de l'assiette ou au contrôle des cotisations et contributions sociales.

Article A102 B-2 (Livre des procédures fiscales)

Créé par Arrêté du 22 mars 2017 - art. 1

 I - Le transfert des factures établies originairement sur support papier vers un support informatique est réalisé dans des conditions garantissant leur reproduction à l'identique. Le résultat de cette numérisation est la copie conforme à l'original en image et en contenu. 

Les couleurs sont reproduites à l'identique en cas de mise en place d'un code couleur. Les dispositifs de traitements sur l'image sont interdits.

En cas de recours à la compression de fichier, cette dernière doit s'opérer sans perte.

II - L'archivage numérique peut être effectué par l'assujetti ou par un tiers mandaté à cet effet.
Les opérations d'archivage numérique des factures établies originairement sur support papier sont définies selon une organisation documentée, faisant l'objet de contrôles internes, permettant d'assurer la disponibilité, la lisibilité et l'intégrité des factures ainsi numérisées durant toute la durée de conservation.

III. – Afin de garantir l'intégrité des fichiers issus de la numérisation, chaque document ainsi numérisé est conservé sous format PDF (Portable Document Format) ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) dans le but de garantir l'interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données et est assorti :

1° D'un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;

2° D'une empreinte numérique ;

3° D'une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;

4° Ou de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List-TSL).

Chaque fichier est horodaté, au moins au moyen d'une source d'horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées.