Procédé de reproduction

Le procédé de reproduction par voie électronique doit produire des informations liées à la copie et destinées à l'identification de celle-ci. Elles précisent le contexte de la numérisation, en particulier la date de création de la copie.

Article 2 - Décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 relatif à la fiabilité des copies et pris pour l'application de l'article 1379 du code civil.

Ce que vous devez fournir avec votre copie fidèle

Pour chaque document numérisé  vous devez nous  fournir la date de création de la copie. Bien entendu, il doit s'agir d'une date fiable pour être en conformité avec l''article 2 du décret n° 2016-1673. 

Nous vous offrons plusieurs possibilités pour nous transmettre la date de création de vos copies fidèles :

  • Vous transmettez des copies fidèles dont la date de création du fichier correspond à la date de création de la copie.  C'est souvent le cas, puisque le logiciel qui pilote votre scanner ou votre copieur multifonctions génère un nouveau fichier  pour chaque copie. Si  vous n'intervenez pas sur ce fichier après la numérisation, la date de ce fichier correspond à la date de numérisation.

  • Vous utilisez un mécanisme qui permet d'encoder la date de création de la copie dans le nom du fichier. Par exemple, votre fichier est préfixé de l'année, du mois et du jour de la numérisation. Dans ce cas, vous n'avez rien d'autres à fournir que le fichier. Le fichier doit donc commencer par "AAAAMMJJ" ou "AAAA" correspond à l'année , "MM" correspond au mois et "JJ" au jour de la création de la copie fidèle.

Prestataires qualifiés pour la génération des copies fiables

Si vous souhaitez confier vos processus de numérisation à des prestataires qualifiés, nous pouvons vous conseiller.

Le service "www.copie-fiable.com" travaille avec des partenaires professionnels de la numérisation. Ils respectent notre charte qualité et s'engagent à vos côtés pour produire des copies fidèles de vos documents papiers.

Ils organisent la collecte de vos documents papiers, puis numérisent les documents dans leurs ateliers spécialisés ou chez vous. Ils produisent la documentation nécessaire à la description du processus de création des copies fidèles. Cette description est alors envoyée au service www.copie-fiable.com"  permettant alors de démarrer le processus de création  des copies fiables.

Ils contractualisent avec vous les engagements pour la génération des copies fidèles et s'engagent à envoyer les copies fidèles au service de génération des copies fiables. 

Vous n'avez dans ce cas rien à faire puisque votre partenaire réalise la prestation complète de génération des copies fidèles sur la base d'une convention de numérisation qu'il aura mis en place avec vous.

Vous pourrez par la suite envoyer vos copies fiables engageantes à vos tiers en leur permettant de vérifier l'authenticité de la copie sur le site www.copie-fiable.com.

Pour obtenir la liste de nos partenaires qualifiés pour la fourniture des services de création des copies fidèles, contactez votre interlocuteur commercial chez Spark Archives. Il vous demandera votre localisation géographique, la typologie des copies fidèles à produire, la volumétrie afin de vous orienter vers le ou les partenaires les plus adaptés à vos contraintes.

ATTENTION: Un prestataire certifié NF 544 n'est pas obligatoirement qualifié pour générer des copies fidèles sur le service www.copie-fiable.com. Renseignez-vous et demandez-nous la liste des prestataires qualifiés par le service www.copie-fiable.com. seuls les prestataires qualifiés s'engagent à générer des copies fiables sur les service www.copie-fiable.com.

Packs Conseil

Nous vous proposons plusieurs formules d'accompagnement pour constituer ou valider vos processus de numérisation et la documentation associée. Nos experts partenaires vous accompagnent en participant selon le besoin à la validation, à la constitution ou à l'accompagnement complet de votre projet.  Ces packs sont facultatifs.

Pack Validation

Lecture et remarques d'une documentation sur un procédé de reproduction

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Pack Audit et rédaction

Mission d'audit de votre processus existant et aide à la rédaction de votre procédure.

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Pack Accompagnement 
et conseil

Mission de conseil pour organiser votre processus de numérisation et constituer la documentation associée.

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Packs Conseil

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